Der DATEV-Import wirft einen Fehler — und Sie wissen nicht, woran es liegt? Das ist frustrierend, aber in den meisten Fällen hat der Fehler eine klare Ursache. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, die häufigsten Probleme systematisch zu identifizieren und zu beheben.
Die häufigsten Ursachen für einen fehlgeschlagenen DATEV-Import
DATEV ist bei der Formatprüfung sehr streng. Schon kleine Abweichungen vom EXTF-Standard führen zum Abbruch des Imports. Die fünf häufigsten Ursachen:
- Falsche Zeichenkodierung (UTF-8 statt Windows-1252)
- Ungültiges Datumsformat (falsche Schreibweise oder Zeitzone)
- Falscher EXTF-Header (fehlende oder falsche Pflichtfelder)
- Dezimaltrennzeichen-Fehler (Punkt statt Komma)
- Ungültige Buchungskonten (Kontonummern nicht im Kontenrahmen)
Fehler 1: "Ungültige Zeichenkodierung" oder Sonderzeichen werden falsch dargestellt
Symptom: DATEV zeigt beim Import kryptische Zeichen (z. B. "Stra?e" statt "Straße"), oder der Import bricht sofort ab.
Ursache: Die Datei ist in UTF-8 gespeichert, aber DATEV erwartet Windows-1252 (auch CP1252 genannt). Das ist besonders häufig bei Exporten aus modernen E-Commerce-Systemen wie Shopify, WooCommerce oder Stripe.
Lösung:
- Öffnen Sie die CSV-Datei in einem Texteditor (z. B. Notepad++ unter Windows)
- Prüfen Sie unter "Kodierung" oder "Encoding", was angezeigt wird
- Speichern Sie die Datei als "ANSI" oder "Windows-1252"
- Oder: Verwenden Sie unseren Encoding-Konverter, der die Umwandlung automatisch übernimmt
Wichtig: Excel kann bei dieser Umwandlung Probleme bereiten. Nutzen Sie lieber einen spezialisierten Editor oder Konverter.
Fehler 2: "Datumsfeld ungültig" oder Buchungen werden auf falschen Zeitraum gebucht
Symptom: DATEV meldet, dass das Datumsfeld nicht interpretiert werden kann. Oder die Buchungen landen im falschen Monat.
Ursache: DATEV erwartet das Datumsformat TTMMJJJJ (z. B. 15102025 für den 15. Oktober 2025). Viele E-Commerce-Systeme exportieren jedoch:
| System | Format |
|---|---|
| Shopify | 2025-10-15 14:23:11 UTC |
| PayPal | 15.10.2025 |
| Stripe | 2025-10-15T14:23:11Z |
| Amazon | 2025-10-15T00:00:00+00:00 |
Lösung:
- Prüfen Sie das Datumsformat in Ihrer CSV-Datei
- Konvertieren Sie das Format in TTMMJJJJ, bevor Sie in DATEV importieren
- Achten Sie bei UTC-Zeitstempeln auf die Zeitzonenkorrektur: Ein Zeitstempel um 23:30 UTC entspricht in Deutschland (MEZ/MESZ) dem nächsten Tag!
Fehler 3: "Header ungültig" oder "Format nicht erkannt"
Symptom: DATEV erkennt die Datei nicht als EXTF-Datei oder zeigt sofort einen Formatfehler.
Ursache: Der EXTF-Header in Zeile 1 ist fehlerhaft. Ein gültiger EXTF-Header Version 700 beginnt mit:
"EXTF";700;21;Buchungsstapel;...
Fehlt ein Semikolon, ist die Versionsnummer falsch, oder ein Pflichtfeld fehlt, scheitert der Import sofort.
Lösung:
- Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und prüfen Sie die erste Zeile
- Vergleichen Sie mit der DATEV-Formatdokumentation (EXTF Version 700, Format 21)
- Die einfachste Lösung: Verwenden Sie einen Konverter, der den Header automatisch korrekt erzeugt
Die Pflichtfelder im EXTF-Header:
- Kennzeichen:
EXTF - Versionsnummer:
700 - Format-Kategorie:
21(für Buchungsstapel) - Format-Name:
Buchungsstapel - Format-Version:
12 - Erzeugt am (leer bei Import)
- Importiert (leer)
- Herkunft (leer)
- Exportiert von (leer)
- Importiert von (leer)
- Berater-Nummer (von Ihrem Steuerberater)
- Mandanten-Nummer (von Ihrem Steuerberater)
- Wirtschaftsjahresbeginn (z. B. 20250101)
- Sachkontenlänge (4 oder 8 Stellen)
- Datum von (TTMMJJJJ)
- Datum bis (TTMMJJJJ)
- Bezeichnung (frei wählbar)
- Diktatzeichen (leer)
- Buchungstyp (1)
- Rechnungslegungszweck (0)
- Festschreibung (0)
- WKZ
Fehler 4: "Betrag ungültig" oder falsche Summen
Symptom: Die importierten Beträge stimmen nicht, oder DATEV meldet einen Formatfehler bei Betragsfeldern.
Ursache: DATEV erwartet:
- Komma als Dezimaltrennzeichen (nicht Punkt)
- Kein Tausendertrennzeichen
- Maximal 2 Nachkommastellen
Shopify, Stripe und Amazon exportieren jedoch Beträge mit Punkt (z. B. 1250.50).
Lösung:
- Ersetzen Sie alle Punkte in Betragsfeldern durch Kommas
- Entfernen Sie ggf. Tausenderpunkte (z. B.
1.250,50→1250,50) - Achten Sie darauf, nur die Betragsfelder zu bearbeiten, nicht andere Felder mit Dezimalpunkten
Fehler 5: "Buchungskonto existiert nicht"
Symptom: DATEV importiert die Datei, aber einzelne Buchungszeilen werden abgelehnt oder mit Fehler markiert.
Ursache: Die verwendeten Kontonummern existieren nicht im aktuellen Kontenrahmen Ihres DATEV-Mandanten.
Lösung:
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater die korrekten Kontonummern
- Nutzen Sie den DATEV Kontenrahmen-Browser um gültige Kontonummern zu finden
- Prüfen Sie, ob SKR03 oder SKR04 verwendet wird — die Nummern unterscheiden sich erheblich
Systematische Fehlerdiagnose
Wenn Sie nicht sicher sind, wo der Fehler liegt, gehen Sie systematisch vor:
- Datei mit DATEV Validator prüfen: Unser DATEV Validator-Tool prüft EXTF-Dateien auf Formatfehler, bevor Sie sie hochladen
- CSV Inspector nutzen: Der CSV Inspector zeigt Ihnen die Struktur Ihrer Datei und hilft bei der Identifikation von Formatproblemen
- Kleinere Testdatei erstellen: Exportieren Sie nur 5-10 Transaktionen und prüfen Sie, ob diese importierbar sind
- DATEV-Fehlermeldung genau lesen: DATEV gibt oft Zeilennummern und Felder an, in denen der Fehler aufgetreten ist
Das Problem automatisch vermeiden
Der häufigste Grund für Importfehler ist, dass die CSV-Datei nicht manuell für DATEV aufbereitet wurde. Ein spezialisierter Konverter kennt die exakten Anforderungen jedes E-Commerce-Systems und erzeugt automatisch eine valide EXTF-Datei.
Jetzt CSV automatisch konvertieren →
Unterstützte Formate: Shopify, WooCommerce, PayPal, Stripe, Amazon, Etsy, SumUp, Klarna, SevDesk, Lexoffice.
Häufig gestellte Fragen
Warum funktioniert DATEV-Import mit Excel nicht? Excel verändert beim Öffnen von CSV-Dateien automatisch Datumsformate, Dezimalzahlen und die Zeichenkodierung. Verwenden Sie immer einen Texteditor oder einen spezialisierten Konverter.
Was bedeutet "EXTF Version 700"? EXTF ist das standardisierte Schnittstellenformat von DATEV für den Buchungsdatenimport. Version 700 mit Format 21 ist der aktuelle Standard für Buchungsstapel.
Kann ich eine CSV-Datei direkt in DATEV importieren? Nein. DATEV erwartet das EXTF-Format. Eine CSV-Datei muss erst konvertiert werden.
Welche Kontonummern brauche ich? Das hängt von Ihrem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und den gebuchten Vorgängen ab. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
Warum werden manche Zeilen beim Import übersprungen? Übersprungene Zeilen haben meist ein ungültiges Datumsformat, einen ungültigen Betrag oder ein nicht existierendes Buchungskonto.