Wer Buchungsdaten in DATEV importieren möchte, stößt unweigerlich auf das Kürzel EXTF. Doch was genau ist das EXTF-Format, wie ist es aufgebaut, und warum können Sie nicht einfach eine CSV-Datei direkt importieren? Dieser Artikel beantwortet alle Fragen.
Was ist EXTF?
EXTF steht für Externes Dateiformat — ein von DATEV definierter Standard für den Import von Buchungsdaten aus externen Systemen. Es handelt sich um ein textbasiertes Format (ähnlich wie CSV), aber mit einem streng definierten Aufbau, der DATEV die automatische Verarbeitung ermöglicht.
Das EXTF-Format gibt es seit Jahrzehnten und wird regelmäßig von DATEV aktualisiert. Die aktuell relevante Version für Buchungsstapel ist Version 700, Format 21.
Warum kann DATEV keine normale CSV-Datei importieren?
Eine normale CSV-Datei hat keinen standardisierten Aufbau. DATEV weiß nicht:
- Welche Spalte das Buchungsdatum enthält
- Welche Spalte den Betrag enthält
- In welchem Buchführungsjahr und für welchen Mandanten die Daten gelten
- Welche Buchungskonten verwendet werden sollen
Das EXTF-Format löst dieses Problem durch einen standardisierten Header, der alle notwendigen Metadaten enthält.
Die Struktur des EXTF-Formats
Eine EXTF-Datei für Buchungsstapel besteht aus genau zwei Teilen:
Teil 1: Der Header (Zeile 1 und 2)
Zeile 1: Metadaten Die erste Zeile enthält 22 Felder (Semikolon-getrennt) mit allen Metadaten:
"EXTF";700;21;Buchungsstapel;12;20251001120000000;20251001120000000;MA;Mein System;;;1234;56789;20250101;4;20251001;20251031;Oktober 2025;;;1;0;;EUR
Die wichtigsten Felder:
EXTF— Kennzeichen700— Versionsnummer21— Format-Kategorie (21 = Buchungsstapel)Buchungsstapel— Format-Name12— Format-Version- Erzeugt-am Zeitstempel
- Importiert-am (leer) 8-10. Herkunft, Exportiert von, Importiert von
1234— Beraternummer (von Ihrem Steuerberater)56789— Mandantennummer (von Ihrem Steuerberater)20250101— Wirtschaftsjahresbeginn (YYYYMMDD)4— Sachkontenlänge (4 Stellen für SKR03/04)20251001— Buchungsdatum von (YYYYMMDD)20251031— Buchungsdatum bis (YYYYMMDD)- Bezeichnung (frei wählbar) 18-19. Diktatzeichen, Buchungstyp
1— Buchungstyp (1 = normale Buchung)0— Rechnungslegungszweck- (leer) — Festschreibung
EUR— Währungskennzeichen
Zeile 2: Spaltenbezeichnungen Die zweite Zeile enthält die Bezeichnungen der Datenspalten (wird von DATEV ignoriert, dient der Lesbarkeit).
Teil 2: Die Buchungszeilen (ab Zeile 3)
Ab Zeile 3 beginnen die eigentlichen Buchungsdaten. Jede Zeile ist ein Buchungssatz mit diesen Feldern:
| Position | Feld | Beispiel | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | 1250,00 |
Betrag mit Komma |
| 2 | Soll/Haben-Kennzeichen | S oder H |
S = Soll, H = Haben |
| 3 | WKZ Umsatz | EUR |
Währung |
| 4 | Kurs | (leer) | Fremdwährungskurs |
| 5 | Basis-Umsatz | (leer) | |
| 6 | WKZ Basis-Umsatz | (leer) | |
| 7 | Konto | 8400 |
Buchungskonto |
| 8 | Gegenkonto | 1200 |
Gegenbuchungskonto |
| 9 | Belegfeld 1 | INV-2025-001 |
Belegnummer |
| 10 | Belegdatum | 01102025 |
Format: TTMMJJJJ |
| 11 | Belegfeld 2 | (leer) | |
| 12 | Skonto | (leer) | |
| 13 | Buchungstext | Shopify Verkauf |
Beschreibungstext |
| 14 | Postensperre | (leer) | |
| 15-36 | Weitere Felder | (leer) | Optionale Felder |
Beispiel einer Buchungszeile:
1250,00;S;EUR;;;8400;1200;INV-2025-001;01102025;;; Shopify Verkauf Oktober;;;;...
Zeichenkodierung: Warum Windows-1252?
DATEV wurde zu einer Zeit entwickelt, als Windows-1252 der Standard war. Das Format schreibt diese Kodierung vor — auch heute noch, selbst wenn alle modernen Systeme UTF-8 verwenden.
Windows-1252 (auch ANSI genannt) ist eine Erweiterung von ISO-8859-1 und enthält alle deutschen Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß, Ä, Ö, Ü). UTF-8 kodiert diese Zeichen mit 2 Bytes — Windows-1252 mit einem Byte. DATEV kann UTF-8 nicht korrekt lesen und zeigt stattdessen Sonderzeichen falsch an oder bricht den Import ab.
Konsequenz: Jede EXTF-Datei muss in Windows-1252 gespeichert sein. Moderne Konverter wie kontostapel.com erledigen das automatisch.
EXTF-Versionen im Überblick
| Version | Format | Verwendung |
|---|---|---|
| 700 / 21 | Buchungsstapel | Aktuelle Standard-Version für Buchungsdaten |
| 700 / 67 | Debitoren-/Kreditoren | Stammdaten-Import |
| 700 / 20 | Sachkontenstamm | Kontenplan-Import |
| 510 / 21 | Buchungsstapel (alt) | Ältere DATEV-Versionen |
Für den Buchungsdatenimport aus E-Commerce-Systemen ist immer 700/21 zu verwenden.
Häufige EXTF-Fehler und ihre Ursachen
"Format nicht erkannt"
Der Header in Zeile 1 ist falsch strukturiert. Häufig fehlt ein Semikolon oder ein Pflichtfeld.
"Mandant nicht gefunden"
Die Mandantennummer im Header stimmt nicht mit dem DATEV-Mandanten überein. Beraternummer und Mandantennummer müssen mit dem Steuerberater abgestimmt sein.
"Buchungskonto ungültig"
Das verwendete Konto existiert nicht im Kontenrahmen des Mandanten. Prüfen Sie, ob SKR03 oder SKR04 verwendet wird.
"Datum außerhalb des Wirtschaftsjahres"
Das Buchungsdatum liegt außerhalb des im Header angegebenen Zeitraums (Feld 15 und 16).
EXTF-Dateien selbst prüfen
Bevor Sie eine EXTF-Datei importieren, können Sie sie mit unserem kostenlosen DATEV Validator prüfen. Das Tool analysiert:
- Header-Struktur und Pflichtfelder
- Zeichenkodierung
- Datumsformate
- Betragsformate
Häufig gestellte Fragen
Kann ich EXTF-Dateien in Excel öffnen? Ja, aber Excel verändert beim Öffnen oft automatisch Datumsformate und Dezimalzeichen. Nutzen Sie für die Kontrolle besser einen Texteditor.
Wo bekomme ich Beraternummer und Mandantennummer? Von Ihrem Steuerberater. Ohne diese Nummern kann DATEV die Datei keinem Mandanten zuordnen.
Kann ich mehrere Monate in einer EXTF-Datei zusammenfassen? Ja, sofern der Zeitraum im Header korrekt angegeben ist. Für die Übersichtlichkeit empfiehlt sich aber der monatliche Import.
Gibt es ein DATEV-eigenes Tool zum Erstellen von EXTF-Dateien? Ja, DATEV bietet eigene Import-Schnittstellen an. Für externe Systeme (E-Commerce) ist jedoch ein spezialisierter Konverter effizienter.
Was ist der Unterschied zwischen EXTF und DTAUS? DTAUS ist ein älteres Format für Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften). EXTF ist das Format für Buchungsdaten. Beide werden im DATEV-Kontext verwendet, aber für unterschiedliche Zwecke.